Se sua empresa é uma prestadora de serviços você precisa ler este artigo. Hoje iremos falar de Ordem de Serviço, que é um recurso indispensável para auxiliar na gestão de empresas que vendem serviços.
Você entenderá como a ordem de serviço pode contribuir para o sucesso de suas vendas e te auxiliar a dar um up em sua gestão. Vem comigo para mais esta dica.
Em toda e qualquer empresa, a boa comunicação é um dos fatores mais importantes para o sucesso e o bom andamento de suas atividades.
Por muito tempo as pequenas empresas prestadoras de serviços sofreram para prestar os seus serviços de forma que conseguissem manter uma organização financeira, contábil e de operações mínimas.
Essa realidade tem-se alterado para melhor à medida que a tecnologia começa a fazer parte do dia a dia dos pequenos empresários, dando o tom de uma gestão mais profissional, focada no crescimento e no aumento da lucratividade, ao mesmo tempo que torna a determinação dos custos algo muito mais próximo da realidade.
Deste modo, softwares incorporaram entre outros recursos a ordem de serviço, tornando o processo de emissão e atualização simplificado.
Então vamos entender o que é este recurso e como aplica-lo na sua empresa para obter melhores resultados?
O que é Ordem de Serviço e para que serve?
Com o objetivo de otimizar os processos internos de empresas foi desenvolvida a Ordem de Serviço. Ela surge com a intenção de formalizar o trabalho que será prestado a um cliente.
A Ordem de Serviço, também chamada de OS, consiste em um documento muito importante para o acompanhamento e descrição dos processos que regulariza e formaliza a prestação de serviço de uma empresa para um cliente.
Bem simples, não é mesmo?
Depois que o cliente comunica a sua necessidade à empresa, é emitida uma Ordem de Serviço para que todos os departamentos internos da organização se comuniquem a respeito desse pedido.
Além disso, ela também é importante para organizar tanto a quantidade como a qualidade dos materiais, bem como a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.
O que deve ter uma ordem de serviço?
Para que você entenda com mais facilidade o que é ordem de serviço, precisamos falar sobre o que deve constar nesse documento.
O documento poderá conter várias informações que dependem da atividade exercida pela empresa. Contudo, devem constar elementos essenciais como os listados a seguir:
- Número de processamento da OS
- Dados do cliente
- Motivo pelo qual o cliente solicitou o serviço
- Nome e cargo do emissor da OS
- Descrição do serviço a ser realizado
- Local, data e hora de processamento
- Valor unitário
- Valor total
- Forma de pagamento
A OS também é usada para sinalizar em um ambiente de produção o início de um processo de fabricação, que provavelmente estará atrelado a uma lista de materiais. Assim sendo, devem contar:
- A quantidade do produto a ser fabricado
- A quantidade de matéria-prima a ser usada, o seu preço e quantidade
- Os tipos de trabalho necessários, o seu valor (por hora ou por unidade) e montante
- A utilização de cada máquina durante o processo de roteamento, a sua taxa e quantidade
A ordem de serviço geralmente possui a necessidade de preenchimento de muitas informações e você poderá cometer erros na hora de elaborar uma OS que atenda seu negócio.
Para evitar problemas é aconselhável utilizar um modelo pronto que geralmente estão disponíveis em softwares de gestão empresarial e que em alguns casos permitem personalizações para adequar ao seu ramo de negócio.
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Por que emitir a ordem de serviço?
Se você ainda tem dúvidas dos benefícios que a ordem de serviço é capaz de trazer, vou te apresentar motivos para não restarem mais dúvidas. Veja adiante:
As empresas precisam realizar o controle financeiro mensalmente, correto?
A ordem de serviço tem a capacidade por natureza de registrar e estabelecer as atividades internas da empresa. Para fins de gestão financeira isso é muito bom pois facilita bastante o processo, como dito, ele está descrito e estabelecido.
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Um outro ponto positivo é a possibilidade do colaborador fazer consultas sobre o pedido.
Imagine o cenário em que um cliente solicita um produto e ele poder acompanhar as etapas por meio do status de andamento do processo de fabricação presente na ordem de serviço! Isso possibilita uma experiência única e com certeza é um diferencial que o manteria como cliente.
Tenho certeza que agora você está começando a visualizar o potencial da utilização de OS.
É muito importante que você consiga entender o poder desta ferramenta, pois somente assim você terá segurança e autonomia para estimar os preços de venda e prestação de serviço com maior facilidade.
Qual a importância da Ordem de Serviço na Gestão de Vendas?
Acredito que a melhor maneira de explicar a importância da ordem de serviço na gestão de vendas seja por meio de um exemplo prático. Acompanhe a seguir o processo de instalação de uma licença se software na loja do Seu Alfredo:
O gestor do departamento de vendas da empresa XPTO emitiu uma ordem de serviço para que seja feita a instalação de um sistema de gestão na loja do seu Alfredo.
Ao registrar a OS o gestor informou que o serviço deve ser feito em até quatro horas pois se trata de uma licença básica e a quantidade de funcionários a serem treinados são somente dois.
Ele também registrou que a distância até a loja do seu Alfredo é 5 Km, que serão enviados dois colaboradores para o serviço e o veículo X será utilizado no transporte.
Somente com estes poucos dados já seria possível para o gestor cogitar um preço, uma vez que, as condições da empresa são as seguintes:
- A licença básica custa R$ 200,00 e é válida por um ano;
- A hora de serviço dos funcionários é R$ 20,00;
- O veículo possui autonomia de 10Km por litro;
- Preço do combustível: R$ 4,00;
- Cada funcionário recebe R$ 5,00 de comissão por pessoa treinada.
Considerando somente estes dados o gestor saberia que valor mínimo a ser cobrado do seu Alfredo seria de R$ 374,00 pela instalação da licença básica do sistema.
Assim, com o uso de ordem de serviço o processo de venda pode ser completamente rastreado.
A iniciar pelo vendedor que colhe as informações do cliente rapidamente pois ele sabe o que deve perguntar somente ao olhar para a tela do sistema, ao mesmo tempo que o cliente é orientado sobre questões de preços, datas disponíveis para instalação e entre outros.
De acordo com o andamento da solicitação do cliente, a ordem de serviço deve ser atualizada com as informações pertinentes de cada departamento até a conclusão.
Deste modo os próprios colaboradores tender a entender mais facilmente o fluxo de trabalho a ser realizado.
Os gestores poderão utilizar dos dados presentes na ordem de serviço para gerar informação em forma relatórios, gráficos e muito mais para apoiar suas decisões, tornando-as mais concisas.
A rastreabilidade dos processos pode contribuir inclusive na definição de preços, numa comunicação que fica mais eficiente, em processos que se tornam mais claros de modo a proporcionar novas ideias e oportunidades impactantes no crescimento das vendas e consequentemente da empresa.
A ordem de serviço é uma ferramenta que poderá te ajudar a alavancar suas vendas e em parceria TOPERP Tecnologia temos certeza que sua empresa estará no caminho certo!
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