Diante de um mercado competitivo, cada vez mais as empresas percebem a necessidade de reavaliar o seu processo produtivo e aprimorar a gestão para ganhar destaque entre o público consumidor.
Nesse sentido, mapear processos operacionais é parte fundamental para a obtenção de resultados.
Com processos operacionais definidos, as organizações fazem a análise da execução deles no dia a dia e isso ajuda a conseguir maximizar seus resultados na eficiência e desempenho.
Com uma boa gestão dos processos operacionais você se coloca à frente do seu concorrente e consegue entregar o que o seu cliente precisa, pois a sua equipe trabalha de forma a minimizar erros, aumentar a produtividade, reduzir custos, maximizar os ganhos e promover um desenvolvimento sustentável do negócio.
O que são processos operacionais de uma distribuidora?
Definimos processos operacionais um conjunto de atividades e rotinas interligadas que fazem uma empresa funcionar plenamente e gerar valor para seus clientes.
Este processo resulta em um bom trabalho realizado pelas pessoas em uma companhia, transformando entradas em saídas.
Isso significa que a matéria prima, os equipamentos e a mão de obra são convertidos em produtos, serviços e vendas.
Esse tipo de gestão se dá por meio de práticas cujo principal intuito é garantir que todas as etapas dos processos operacionais ocorram de acordo com o que foi planejado.
Quais os principais processos operacionais de uma distribuidora?
Os principais processos operacionais em uma distribuidora são aqueles que estão diretamente relacionados à satisfação dos clientes e ao resultado do negócio.
Dentre os principais processos operacionais de uma distribuidora, temos:
- compra e aquisições de produtos;
- marketing, vendas e relacionamento com clientes;
- expedição e entrega de produtos (logística);
- pós-venda.
Quais os benefícios dos processos bem definidos?
A definição dos processos operacionais induz resultados tanto de ordem quantitativa quanto qualitativa.
Por isso, cada vez mais empresas têm se preocupado em definir seus processos de maneira mais eficiente.
Essa estratégia ajuda a entender melhor como o trabalho deve ser realizado, desvendando dificuldades e detectando oportunidades de melhoria na forma como a companhia gera seus resultados.
Dentre as vantagens da correta definição dos processos estão:
- aumento da produtividade;
- desenvolvimento da qualidade das operações;
- garantia de maior alinhamento entre estratégias e operações;
- garantia de maior controle e monitoramento;
- permite identificar necessidade de novos investimentos;
- redução de custos;
- integração de atividades e automatização de rotinas(link);
- elimina retrabalhos e tarefas desnecessárias;
- otimização da estrutura;
- melhoria no atendimento;
- agregação de valor aos produtos e serviços aumentando a satisfação dos clientes.
Quando aliados a pilares fundamentais, como estratégia, pessoas e tecnologia, os resultados provenientes dos processos operacionais bem estruturados auxiliam a empresa a crescer, se manter e perpetuar no mercado.
Qual é a importância de uma boa gestão de processos operacionais da sua distribuidora?
Investir em uma boa gestão de processos operacionais é a garantia de que o trabalho executado será realizado com mais foco e profissionalismo.
Esta organização ajuda garantir também que a empresa crie estratégias organizacionais, realize tarefas com agilidade e flexibilidade e, ainda, possa mensurar seu desempenho por meio dos indicadores.
Dessa forma, o trabalho fica mais eficiente e a empresa tem preparo suficiente para enfrentar a concorrência.
Quais são os impactos dos processos operacionais nos resultados da empresa?
Para ter sucesso nos processos gerenciais da empresa é preciso que as diretrizes operacionais sejam bem definidas, que haja organização nas estruturas e que, principalmente, os funcionários estejam familiarizados com essas estratégias.
Atente-se a necessidade de definição dos processos da sua empresa, eles dão sinais que precisam de mudanças, tais como:
- Quando ocorrem muitos erros nas atividades diárias de separação, conferência, faturamento, carregamento, entrega, acerto de carregamento, outros;
- Não existe uma ordem lógica para as atividades logísticas de sua distribuidora e nem orientações formais de como devem ser realizadas (entrada, armazenagem e saída);
- As execuções das atividades logísticas são engessadas e burocráticas;
- Pedidos são realizados, faturados e liberados para clientes inadimplentes sem o consentimento da empresa;
- Atividades operacionais e gerenciais são executadas pela metade gerando transtornos ou problemas;
- Não existem orientações sobre como proceder quando ocorrer cancelamentos, devoluções ou troca de mercadorias.
Se atente aos sinais que a sua empresa, colaboradores e processos dão. E depois, mão na massa para as mudanças!
Contudo, a gestão de processos dentro de uma organização traz resultados significativos, mas para isso precisa ser bem administrada.
Para crescer dentro de um mercado altamente competitivo é preciso se destacar dos concorrentes e para se manter no mercado é preciso ter visão sistêmica, levar a gestão da empresa a sério e ser flexível.
Dito isso, podemos citar brevemente alguns benefícios que processos bem definidos e implementados podem trazer: diminuição da margem de erros em todos os departamentos; maior produtividade; maior efetivação de vendas; maior eficiência do telemarketing; menor índice de inadimplência; possibilitam filtragem de indicadores para tomada de decisões, entre outros.
Para empresas iniciantes no ramo, não faz necessário implementação de novos processos simultâneos, pode se criar e validar processos por etapas, de forma cautelosa e efetiva.
Outra coisa importante a ser analisada é que não adianta você e sua equipe estarem dispostos a quebrar paradigmas se o seu sistema de gestão é engessado, burocrático e não permite que você seja mais produtivo, mais eficiente.
Temos uma ferramenta para te ajudar a começar a organizar estes processos, o nosso TOPERP Gestão - Sistema de Gestão ERP.
