Quando chegam novas mercadorias em sua empresa você já pensa logo que vai dar dor de cabeça para dar entrada em seu estoque? Se pensa assim é porque você ainda não conhece um recurso que facilita o lançamento de produtos no estoque, estou falando da Importação de XML.
E hoje falarei das vantagens e facilidade que a importação de XML traz. Você vai aprender mais uma técnica para conseguir uma gestão de estoque eficiente. Gostou dessa notícia? Então vamos lá...!
O que são os arquivos XML?
Como você já sabe para acobertar qualquer operação que resulta em compra ou venda de mercadorias é obrigatório emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
A NF-e veio para substituir o modelo anterior que era no papel, aqueles blocos que era confeccionado em gráficas autorizadas pelo fisco. A NF-e transformou a emissão de nota em um processo digital e moderno.
Ela é representada por um arquivo eletrônico e este arquivo é conhecido como XML. Resumidamente o XML representa o arquivo digital da NF-e emitida.
Vamos entender mais afundo o que é o XML de NF-e.
O arquivo de XML é a versão eletrônica da nota fiscal propriamente dita. Ele segue um padrão nacional que estabelece como deve ser sua estrutura.
Isso significa que de qualquer lugar do país que a NF-e for emitida, o XML conterá o mesmo tipo de informação. Podendo variar entre ter mais ou menos informações conforme o item comercializado.
Para ser válido, esse arquivo deve ser autorizado pela SEFAZ do estado do emitente e pra isso precisa ser assinado digitalmente pelo certificado digital que garante a validade jurídica do documento.
Após a transmissão da NF-e com base legal, é de obrigação do fornecedor o do envio do arquivo do XML para o destinatário, podendo ser fato gerador de multas e penalidades que dependem de estado para estado.
Mas caso a situação não aconteça, é possível fazer o download diretamente no Portal Nacional da NF-e. Para fazer o download é necessário que você tenha em mãos o certificado digital da empresa.
O arquivo de XML da NF-e só é lido no site da SEFAZ e por software específicos para os tais fins. E por se tratar de um documento fiscal, deve ser armazenado no mínimo por 05 anos, por isso faça uma boa escolha de um software emissor de Nota Fiscal Eletrônica.
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Com o arquivo de XML temos mais praticidade, facilidade e não precisamos ficar digitando os dados de cada NF-e.
A importação de XML traz muito mais agilidade para o processo de entrada de mercadorias em estoque. Tarefas que levariam horas passam a ser feitas dentro de minutos.
O que é o DANFE?
O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ele representa a comprovação física do arquivo digital (XML). É a forma como nós humanos conseguimos entender, mais facilmente, o que tem na NF-e.
O DANFE é um documento impresso que acompanha a mercadoria e é obrigatório no deslocamento da mercadoria.
Vale ressaltar que ele não possui as mesmas informações que contém no XML, sendo este o arquivo mais completo com as informações mais detalhadas de tributos, mercadorias, informações do emitente e destinatário.
Lançamentos manuais X Importação XML?
Lançamentos Manuais
Quando a empresa não possui um software automatizado ou faz o uso de planilhas, os lançamentos dos dados são de forma manual, o que gera um grande trabalho e maior disponibilidade de tempo para tais lançamentos, e ainda são mais passíveis de erros.
Nesse caso, para obter mais informações, a quais não são detalhadas no DANFE, a empresa precisa acessar a plataforma online disponibilizada pelo fisco.
Um exemplo são produtos que possuem MVA (Margem do Valor Agregado). Essa informação não vem expressa no DANFE então para saber o valor correto é necessário ver os detalhes dos itens através da consulta da nota fiscal diretamente no Portal da NF-e.
Sendo assim, podemos perceber que gera um desconforto muito grande ao realizar um cadastro de produto ou ao calcular o custo da mercadoria.
Mesmo o lançamento sendo de forma manual, a maioria das contabilidades exigem o envio do arquivo de XML para que estes arquivos sejam importados para sistema próprios para conferências dos registros visando evitar possíveis irregularidades.
Importação via XML
Agora vamos falar desse facilitador!
A importação de XML existe para facilitar os lançamentos de NF-e. E com a utilização desse recurso em Sistemas de Gestão Empresarial, podemos perceber várias facilitações, como:
- Ter a possibilidade de realizar o cadastro do produto de forma automatizada.
- Ter acesso às tributações contidas na NF-e.
- De acordo com a tributação, despesas extras, fretes que são destacados na NF-e, podemos obter o preço de custo de cada mercadoria, dentre outros recursos.
- Lançamento do financeiro de forma automatizada.
Além disso, o processo de importação facilita a conferência das mercadorias que estão na nota se comparadas com as que foram efetivamente recebidas.
Sem contar ainda que a importação de XML agiliza totalmente o processo de lançamento de mercadorias em estoque, o que contribui para que suas vendas sejam feitas sem problemas pois a mercadoria sempre terá estoque disponível.
Leia em nosso blog o artigo PRINCIPAIS PROCESSOS DE ENTRADA DE ESTOQUE e saiba tudo o que é necessário para ter segurança no lançamento dos produtos recebidos.
Cuidados com a importação de arquivo XML
A importação de XML se torna muito simples, mesmo sendo um processo automatizado, não inibe a empresa de realizar a conferência dos dados importados.
Após fazer o processo de importação é necessário verificar a tributação dos itens e alterar o que for necessário.
Para realizar tal conferência você precisa entender do regime tributário de sua empresa para que as informações sejam declaradas corretamente.
Também é fundamental fazer a marcação de preço dos itens recém-chegados.
Outro cuidado que se deve ter é quanto a quantidade comprada. Muitas vezes na NF-e vem descriminado a quantidade agrupada em caixas ou pacotes. E se sua empresa vende os itens em unidade, assim deve ser o desmembramento das mercadorias.
Além disso, você pode observar com maior clareza se alguma informação está incorreta ou se os custos que o seu fornecedor lhe passou estão de acordo.
Caso ocorra divergência de informações ou valores você deverá entrar em contato com seu fornecedor para que ele faça os procedimentos fiscais legais para resolver a situação.
O que o XML de uma NF-e possui?
O XML da NF-e possui inúmeras informações que servem para ditar a apuração do imposto e identificar os envolvidos na operação de compra ou venda. Veja a seguir algumas das informações presentes no arquivo XML da NF-e:
- Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total.
- Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS.
- Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual.
- Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial, valor da mercadoria, do frete, do seguro e de desconto.
- Dados relativos a ICMS: CST, valor da base de cálculo, alíquota, MVA, percentual de redução, dados de substituição tributária e valor do imposto.
- Dados relativos a PIS, Cofins e IPI: os principais dados são CST, valor da base de cálculo, alíquota e valor do imposto.
- Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto).
- Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento.
- Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.
Como fazer download do arquivo XML?
Para fazer o download do XML você pode acessar a plataforma online para fazer o download do XML, além do certificado digital conectado no computador, é necessário ter acesso a chave de acesso disponibilizada no DANFE composta por 44 algarismos.
Visite o Portal Nacional da NF-e. Esse é o site oficial, e poder ser utilizado sem medo para realizar o download por este portal devido à integridade dos dados.
Existem outras ferramentas que servem para guardar os arquivos XML e que são totalmente seguros, pois buscam os dados diretamente da SEFAZ.
Como exemplo, temos o Nota Segura que é uma plataforma completa de armazenamento, consulta, download e distribuição de documentos fiscais eletrônicos e a TOPERP Tecnologia já conta com este recurso integrado em seu Sistema de Gestão Empresarial.
O Nota Segura te oferece total controle sobre os documentos emitidos por sua empresa e para sua empresa. Com ele você pode manifestar a ciência ou não da NF-e emitida contra o seu CNPJ. Entre em contato conosco e saiba mais sobre esta ferramenta.
Importação pelo Sistema de Gestão Empresarial
Com essa correria do dia a dia, 24 horas é pouco para tantas tarefas do nosso cotidiano, não é mesmo?
E por isso, indicamos que você aposte em um Sistema de Gestão Empresarial para automatizar as tarefas do dia a dia, e ter como resultado a agilidade nos processos em sua empresa.
A importação do XML pelo Sistema de Gestão Empresarial já agilizará processos do setor financeiro e de estoque.
Além disso o XML já ficará armazenado em banco de dados e você poderá fazer a impressão do DANFE a qualquer momento que precisar. Tendo garantia da veracidade dos dados na NF-e.
Conheça o nosso Sistema de Gestão Empresarial e tenha controle da sua empresa em suas mãos. Nós temos a solução ideal para você!
Espero que o artigo de hoje tenha lhe ajudado a entender um pouco mais sobre o arquivo XML que é fundamental para agilizar os processos de entrada de mercadoria em estoque. Qualquer dúvida deixe aí nos comentários que responderemos prontamente. Até mais!!!
