Como anda o processo de entrada de mercadorias em sua empresa? Você já parou para pensar como ele pode ajudar sua empresa a vender mais e ter um controle de estoque mais efetivo? Pois bem, é por isso que hoje entregaremos a você empreendedor mais esta dica de ouro, lhe apresentaremos os principais processos para gerenciar a entrada de estoque.
Para ter um controle de estoque efetivo um dos principais pontos é a organização das mercadorias compradas.
Por isso, manter o processo de entrada de mercadoria no estoque organizado é de suma importância para um melhor funcionamento dos outros processos e setores da empresa, não manter essa organização lhe dará dores de cabeça e atrapalhará todo o processo de vendas.
É preciso ter em mente que controlar as entradas em estoque é essencial para viabilizar a produção, a venda de itens e todos os demais processos da empresa em relação à circulação das mercadorias.
Só assim é possível garantir que você terá o material necessário para atender às demandas dos clientes, evitando alguma surpresa desagradável na hora da venda ou com produtos encalhados, o que compromete o bom desempenho financeiro da empresa.
O controle de estoque se aplica a todos os itens que você usa para produzir um produto ou serviço, de matérias-primas até produtos acabados.
Abrange estoque em todas as fases do processo, desde a compra, passando pela produção até a entrega do produto acabado ou venda na loja.
O processo da venda de mercadoria se inicia na entrada de estoque do produto, para posteriormente, serem feitas quaisquer movimentação do mesmo. Sendo assim, vamos entender o que é entrada de estoque.
O que é Entrada de Estoque?
Podemos dizer que a entrada de estoque refere-se a qualquer transação que resulta em uma alteração positiva no estoque. Ou seja, onde o estoque de um tem é incrementado.
Além da compra de mercadorias, existem inúmeros motivos para realizar uma entrada. Como exemplo podemos citar devoluções de mercadorias vendidas, retorno de mercadorias enviadas para conserto ou demonstração, transferência de produtos entre empresa matriz e filial, entre outros.
A entrada de estoque não serve apenas para controle de mercadorias para revenda, mas também irá controlar a produção de itens, te permitindo ter total controle do estoque desde a matéria prima até o produto acabado.
Além disso, possibilita o controle de ativos imobilizados, materiais para uso e consumo ou quaisquer outros tipos de mercadorias que circulem pela empresa. Até mesmo para você registrar aquele produto que estava “perdido” em seu estabelecimento, mas não estava contabilizado no estoque.
Daí vemos que a entrada de estoque é o primeiro passo para uma boa gestão de estoque. Assim é fundamental que a empresa tenha um processo de entrada definido e conheça bem cada passo para realizar a entrada de mercadorias sem falhas.
3 Principais Processos para Entrada de Estoque Eficiente
A entrada de mercadorias para compor o estoque dos produtos de seu estabelecimento é cercado por vários processos que precisam estar alinhados para garantir o correto lançamento dos itens.
Pensando nisso, separamos os 3 principais processos para que você tenha de fato uma entrada de mercadorias eficiente. E você irá conhecê-los agora.
Realizar a conferência das mercadorias compradas
O recebimento da mercadoria é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor.
Nessa etapa ocorre a conferência dos materiais destinados à empresa. Essas conferências são divididas em três categorias: Conferência documental, física e quantitativa.
- Conferência documental: é a verificação da conformidade dos documentos relativos aos materiais e componentes recebidos, como: Notas fiscais, manuais, certificados, entre outros.
- Conferência Física: é a vistoria que deve ser realizada para analisar a condição física dos materiais e produtos recebidos, verificando a integridade dos mesmos e das embalagens e quanto à conformidade em termos de qualidade e validade.
- Conferência Quantitativa: é a confirmação da conformidade dos materiais em relação a quantidade recebida e o que consta no documento fiscal.
Realizar a marcação de preço corretamente
Após a entrada da nota e sua conferência, chegou a hora de fazer a marcação de preço de seus produtos.
Fique atendo as informações dos documentos fiscais recebidos, onde pode ter incluso valores de impostos, fretes e outras despesas que alteram o preço de custo dos itens e influenciam na margem de lucro.
Para a correta marcação de preço dos produtos você precisa ter em mente alguns conceitos que são fundamentais e precisam ser levados em consideração. Então vamos lá.
- Custos: É quanto a sua empresa gasta para produzir ou adquirir o que será oferecido aos clientes.
- Despesas: Uma despesa é quanto a sua empresa gasta para vender um serviço ou produto e, assim, gerar receitas.
- Preço de venda: É o valor que sua empresa irá cobrar dos seus clientes. Este valor deve ser suficiente para cobrir todos os custos que sua empresa tem para produzir/adquirir, todas as despesas que ela tem para vender, e claro, o suficiente para obter lucro sobre seu produto ou serviço.
- Lucro: É o retorno que a sua empresa terá ao vender um produto ou serviço, ou seja, aquilo que sobra após todas as deduções de custos, taxas e gastos com um produto. Esse valor do lucro que irá financiar o crescimento do negócio.
Existem vários Sistemas de Gestão Empresarial que possuem a função de rateio de custos, despesas e impostos que poderão lhe auxiliar na precificação de sua mercadoria.
Realizar etiquetação de produtos
Após a precificação, chegou a hora de passar os preços de venda para seus clientes. Neste momento a etiquetação de produtos é uma ótima ferramenta, principalmente se você não trabalha com produtos que possuem código de barras.
As etiquetas o ajudarão a controlar melhor o estoque, realizar vendas de forma mais rápida, identificar o produto com preço e descrição para seu cliente, otimizando seu tempo e possibilitando que seus clientes tenham mais independência através do uso de um busca preço.
Algumas recomendações para a etiquetação de produtos.
Os preços de produtos e serviços deverão ser informados de forma que:
- O consumidor não seja induzido a erro;
- Seja entendido de imediato e com facilidade pelo consumidor, sem abreviaturas que dificultem a sua compreensão e sem a necessidade de esforço para interpretação ou a realização de algum cálculo;
- Seja exato, de fácil percepção e definido de maneira que esteja ligado ao produto a que se refere, sem nenhum embaraço físico ou visual interposto;
- Seja visível ao consumidor, impedindo que seja apagado com facilidade.
Em muitos casos o produto é cadastrado com o próprio código de barras do fabricante, diminuindo alguns esforços. Mas há casos que imprimir as etiquetas é necessário e facilita na padronização das etiquetas e melhor identificação.
Para imprimir as etiquetas é importante ter um Sistema de Gestão Empresarial com essa funcionalidade, existem também no mercado vários modelos de programas exclusivos para geração e impressão de etiquetas adesivas.
Vantagens do Controle de Entradas Efetivo
Muitas empresas recebem diversas reclamações em relação aos produtos, organização, dúvidas de valores, descrições e dificuldade em localizá-los.
A falta de controle de entrada de estoque, pode gerar diversos transtornos como esses e outros, então gerir de forma eficaz o estoque é de grande importância, já que faz parte do capital de giro, impactando diretamente no financeiro que mantém a empresa no mercado.
Controlar as entradas de forma eficiente, facilita a venda do produto e qualquer movimentação do mesmo, no cálculo do lucro, na possibilidade de oferecer descontos e também evita que o cliente fique em dúvida sobre informações do produto.
Em caso de dúvidas, com o processo bem organizado é fácil analisar e resolver alguma pendência, ou alteração nos produtos em estoque.
Realizar os procedimentos de entradas de estoque corretamente, também evita a necessidade de acertos de estoque, no qual muitas das vezes, pode ser trabalhoso, demandar tempo, cálculos e influenciar a contabilidade.
É sempre bom evitar problemas como esses, que podem até mesmo gerar grandes inconsistências nas informações do estoque.
Não para por aí, existem várias maneiras que podem te ajudar a ter um estoque eficiente e sem falhas. Temos em nosso blog um excelente artigo sobre o assunto que é:
Gestão de Estoque: tudo que você precisa saber para ter um controle de estoque sem falhas
Todos os detalhes para a perfeita Gestão de Estoque.
Como foi possível analisar durante a leitura, a entrada de mercadoria no estoque não é apenas dar entrada em nota fiscal.
Há todo um processo de conferência interligado ao financeiro com os cálculos de preços e a geração de etiquetas que torna a venda mais rápida e segura, e é imprescindível alguns cuidados para manter tudo bem organizado e correto.
Agora que você já sabe quais são os principais processos de entrada de estoque é hora de colocar em prática na sua empresa, para dar mais um passo rumo a uma boa gestão e ter controle total sobre seu negócio.
*Revisado por Jéferson Silva - 02/07/2019
