O controle de estoque é bem complexo e exige uma extrema organização dentro da empresa. Dentre as dificuldades do gerenciamento de estoque está o controle de perdas. Muitas vezes as perdas não têm devida atenção dos gestores, e isso pode resultar em grandes prejuízos financeiros.
Para gerenciar perdas de estoque é necessário entender o que é este enigma do gerenciamento de estoque.
Podemos definir a perda de estoque como a diferença entre o estoque apresentado no sistema e o que realmente está no estoque físico da loja.
As perdas podem ocorrer no processo de recebimento de produtos, no manuseio, armazenamento, na área de vendas e frente de caixa.
A grande quantidade de produtos, o mix variado, e a velocidade em que os produtos são movimentados diariamente são as principais causas desses transtornos em seu estoque.
Tipos de Perdas
- Por Avarias
Essas perdas também são conhecidas como operacionais, pois derivam de erros em processos do dia a dia da loja. Ocorre quando as mercadorias adquiridas para comercialização sofrem algum dano, como por exemplo, quando molhadas, amassadas, vencidas, entre outros, que impossibilite a venda destas mercadorias.
As perdas por avarias podem ser sub classificadas em:
- Dano causado pela manipulação (quebras) – É gerada no momento que algum produto, durante a sua movimentação dentro da loja, sofre alguma avaria de forma que impossibilite a comercialização desse produto.
- Produto vencido – Produto que não é vendido e perde a validade também gera perda, afinal o varejista pagou por ele e não vai conseguir mais vender, resultado: prejuízo.
- Deterioração de perecíveis– No varejo muitos produtos são perecíveis, portanto deve existir um controle sistemático de todas as variáveis que podem afetar a qualidade do produto. O controle de pragas e insetos, a qualidade do local onde o produto está armazenado e exposto, e o controle da equipe que manuseia os produtos são processos que devem ser executados para evitar que um produto estrague em seu estoque.
As perdas por avarias têm causas conhecidas e, portanto podem ser evitadas e são mais fáceis de serem controladas, bastando para isso à implantação do controle de estoque dentro da empresa.
- Por Roubo
Os furtos podem ser cometidos tanto por uma pessoa da equipe da loja quanto por terceiros (parceiros que tenham acesso ao ambiente de depósito e intrusos) e ocorrem quando há vulnerabilidade de segurança e pouco controle de entrada e saída de mercadorias
As perdas por roubo, principalmente por poderem ser geradas por membros da equipe, são de difícil identificação, muitas vezes só são detectadas por meio de inventário. O mais indicado neste caso, é que a empresa tenha um sistema de segurança, para detectar este tipo de perda rapidamente.
Dicas para a prevenção
Abaixo estão algumas dicas de como prevenir as perdas de produtos em sua empresa.
- Use um software adequado
Usando um software que permita o acesso as informações do estoque você evita que algumas perdas aconteçam em seu estoque. O pedido de compra é um processo que deve ser automatizado ou realizado com apoio do seu software de gestão, pois ele fornecerá dados para estimar a demanda dos produtos, estoque atual, estoque de produtos similares, ajudando para que não sejam comprados produtos acima do necessário.
- Treine a equipe
Uma das medidas mais importantes para evitar perdas no estoque é desenvolver sua equipe para que ela esteja comprometida com o controle e saiba como agir em suas tarefas do dia a dia.
Treine seus colaboradores para que eles consigam identificar os produtos mais frágeis e os que exigem condições especiais de condicionamento. Desta forma, eles poderão manuseá-los da forma correta e priorizar seu armazenamento ou expedição, quando necessário.
- Inventarie seus produtos
O principal método de controlar as perdas é realizando inventários em seu estoque, ele será a base de dados para a tomada de decisões. Te ajudará a decidir por exemplo, se deve haver a implementação de uma equipe de segurança ou a mudança da forma como são movimentados os produtos em sua loja.
- Cuidados no recebimento das mercadorias
A hora de receber as mercadorias é um dos momentos mais críticos na gestão do estoque. Nesta situação, é importante ter procedimentos formais para que os produtos sejam devidamente inspecionados e a empresa tenha um controle exato dos itens armazenados.
Estabeleça a regra de estocar os produtos conforme a data de recebimento, bem como controle de lotes. Um bom sistema também pode ajudar neste controle, pois conhecendo o que está no depósito, você pode fazer ações de promoção de produtos mais antigos para ter um giro de estoque mais fluído e produtivo.
Medidas fiscais a serem tomadas.
Segundo termos do inciso V do art. 71 e art. 73, ambos do RICMS/02, quando acontece a perda de produtos que se deterioram ou se tornam obsoletos, o contribuinte deverá emitir nota fiscal com o CFOP 5927- Baixa de estoque decorrente perda, roubo ou deterioração.
Art. 71. O contribuinte deverá efetuar o estorno do imposto creditado sempre que o serviço tomado ou a mercadoria ou o bem entrados no estabelecimento:
V - vierem a ser objeto de perecimento, deterioração, inutilização, extravio, furto, roubo ou perda, por qualquer motivo, da mesma mercadoria ou bem, ou de outra dela resultante, dentro do mesmo período em que se verificar o fato, ou no prazo de 30 (trinta) dias, em se tratando de calamidade pública, contado de sua declaração oficial.
Art. 73. Para efeitos de estorno, será emitida Nota fiscal com destaque do imposto e com a observação de que a emissão se deu para fins de estorno do valor do imposto anteriormente creditado, mencionando o fato determinante do mesmo, devendo ser escriturada no livro Registro de Saídas.
Para maiores informações sobre as medidas fiscais a serem tomadas em caso de perda, entre em contato com sua contabilidade.
Lembre-se:
Tenha boas práticas de organização desde o recebimento de sua mercadoria, armazenamento e a posição na prateleira, que você terá resultados na diminuição de prejuízos do seu estoque.
Estoque é dinheiro! O controle do estoque é fundamental para o sucesso da sua empresa.
