Não é novidade que toda a empresa precisa de um contador!
O contador é a peça chave para auxiliar o empreendedor a estar em dia com todas as exigências impostas pelo governo. Ele participa da entrega de obrigações, cálculos de impostos, geração dos livros obrigatórios entre outros. Mas para que ele possa fazer isso, é preciso que tenha em mãos informações sobre todas as operações da empresa.
Você sabe quais documentos devem ser enviados para contabilidade? Neste artigo vamos apresentar alguns documentos que são fundamentais para a apuração do contador.
As empresas possuem diversas exigências de acordo com a legislação, que pode variar entre cada país, estado e até mesmo entre cidades. Para isso é importante ter por perto um contador para acompanhar seu negócio, evitando complicações futuras, como multas e até sanções.
Entre as tantas funções do contador pode-se citar: o cálculo de valores e tributos da empresa, a entrega de obrigações acessórias referentes a impostos e elaboração dos livros fiscais e demonstrações obrigatórias.
Para que a contabilidade declare estes dados de forma correta, é necessário que receba mensalmente os documentos que comprovem a movimentação da empresa. Desta forma, é função do empresário ter as informações para serem repassadas à sua contabilidade no fim do mês.
Qual papel do contador no fechamento do mês?
O envio dos documentos a contabilidade é responsabilidade do gestor empresarial, por isso, é muito importante que o empresário mantenha-se organizado, para ter controle financeiro e encaminhar todos os documentos contábeis em tempo hábil.
O contador é peça fundamental para que a empresa cumpra com as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis, desta forma, a empresa fica resguardada com as normas e obrigações legais estabelecidas pela legislação vigente.
Por que devo entregar documentos para contabilidade mensalmente?
A documentação solicitada pela contabilidade pode variar, de acordo com os dados da empresa que ele necessita prestar contas. Por isso, você deve estar em constante contato com seu contador, não apenas por questões de documentação, mas sempre que houver dúvidas em questões tributárias, fiscais e contábeis da sua empresa.
É imprescindível que a empresa possua uma rotina mensal para reunir todos os documentos, e enviar a contabilidade, obedecendo ao prazo estabelecido entre as partes. Isso porque a contabilidade trabalha com prazos, que são estipulados pelas legislações vigentes, e para cada tipo de trabalho executado/solicitado há prazos para serem entregues as documentações necessárias.
Quais documentos enviar para a contabilidade?
Como existem inúmeros documentos (trabalhistas, fiscais e contábeis) que devem ser enviados à contabilidade, é comum que o empresário fique em dúvida no momento de organizar estes documentos. Para facilitar, vamos apresentar alguns destes documentos categorizados em grupos.
Verifique abaixo quais são os documentos que devem ser enviados a sua contabilidade ao final de cada mês:
- Documentos Trabalhistas:são documentos base para o processamento da folha, e serão escriturados na contabilidade. São divididos em:
- Guias de Impostos ou Contribuições:INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições sindicais.
- Recibos de Pagamentos:salários, pró-labore, férias, vale transporte e atestados médicos de funcionários.
- Documentos Fiscais:são documentos que auxiliam na apuração de impostos. Podem ser classificados como:
- Notas fiscais:todas as notas de entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
- Notas Fiscais de Concessionárias:como notas de telefonia e energia elétrica.
- Arquivos Eletrônicos:como Redução Z, Sintegra, Sped Fiscal, Sped Contribuições e XML’s das notas fiscais e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Comprovantes de pagamentos dos impostos:como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.
É bom lembrar que, a análise de retenções é fundamental para que a empresa não tenha prejuízos fiscais. Por isso é tão importante enviar os dados à contabilidade sendo possível obter estas informações de forma quase imediata.
- Documentos Contábeis: são documentos necessários para a geração do fechamento contábil da empresa. Podem ser agrupados em:
- Extratos: bancários, de aplicações, cartões de débito e crédito, posição de empréstimos e desconto de duplicatas.
- Recibos e Contratos:de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar.
- Comprovantes:de despesas e de receitas.
- Arquivos eletrônicos:de despesas e de receitas.
Mesmo que pareça o oposto, pagar um contador para organizar as questões financeiras da empresa é melhor do que organizar sozinho, no quesito redução de custos. Erros podem resultar em multas ou problemas com a Receita Federal, o que pode sair mais caro que contratar uma contabilidade.
O contador é o profissional que cuida das questões financeiras, tributárias, econômicas e patrimoniais de uma empresa. Por isso, é uma profissão que exige muita atenção e responsabilidade para exercer suas atividades cotidianas. Justamente pelo alto impacto que o contador tem para as empresas, sua escolha deve ser muito criteriosa.
Conte com o apoio deste profissional para manter sua empresa sempre em dia com a legislação.
